Elektronik Ticari İleti Gönderilmesinde Yeni Bir Yükümlülük: Kimler İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) Başvurmak Zorunda?

  Sirküler No: 2020 / 191

Tarih: 08.09.2020

Elektronik iletişim araçlarıyla yapılan ticari iletişime dair uyulması gereken kurallar, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkartılan ve 15.07.2015 tarihli ve 29417 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak, yayımlandığı tarihte yürürlüğe giren "Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik" ("Esas Yönetmelik") hükümlerine tabidir.

Bu hükümler Ticaret Bakanlığı tarafından çıkartılan ve 04.01.2020 tarihli ve 30998 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak aşağıda açıklanacağı üzere farklı yürürlük tarihleri öngören "Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ("Değişiklik Yönetmeliği") ile düzenlenmiştir.

Yapılan bu düzenleme ile ticari elektronik iletilerin gönderilmesinde yeni bir sistemi öngören İleti Yönetim Sistemi ("İYS") hayata geçirilerek elektronik ticaret yapan şirketler açısından bambaşka bir yükümlülüğün kapısı aralanmıştır.

İYS ile ilgili getirilen hükümlere 07.08.2020 tarihinde yayımlanan 2020/168 numaralı sirkülerimizde yer verilmişti. Bu sirkülerimizde İYS hakkında merak edilen bazı temel sorulara değineceğiz.

1.     Kimler İYS'ye Başvurmak Zorunda?

Önceden onay alınmasını gerektiren ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıları ile tacir veya esnaf olan alıcıların iletişim adreslerine ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıları İYS'ye kayıt olmalıdır. Bu durumda sorulacak ilk soru hangi durumlarda onay alınması gerektiğidir.

Kural, alıcıya ileti göndermek için onay alma zorunluluğu olmakla beraber bunun istisnaları vardır. Aşağıdaki hallerde ticari elektronik ileti göndermek için onay alma zorunluluğu yoktur:

• Alıcının kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini vermesi hâlinde, temin edilen mal veya hizmetlere ilişkin değişiklik, kullanım ve bakıma yönelik ticari elektronik iletiler için ayrıca onay alınmaz.

• Devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumu ile tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat veya benzeri durumlara ilişkin bildirimleri içeren iletiler ile hizmet sağlayıcıya ilgili mevzuatla getirilen bilgi verme yükümlülüğü durumlarında önceden onay alma zorunluluğu aranmaz. Ancak bu tür bildirimlerde herhangi bir mal veya hizmet özendirilemez veya bunların tanıtımı yapılamaz.

• Tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletiler için önceden onay alınması zorunlu değildir. Ancak tacir ve esnafların Esas Yönetmelik'in "Reddetme hakkı ve bildirim yöntemi" başlıklı  9. maddesinde yer alan reddetme hakkını kullanması halinde onayları alınmadan ticari elektronik ileti gönderilemez.

• Sermaye piyasasına ilişkin mevzuat uyarınca aracılık faaliyetinde bulunan şirketlerce müşterilerine bilgilendirme amaçlı gönderilen ticari elektronik iletiler için onay alınması zorunlu değildir.

Bu durumlarda onay alma zorunluluğu bulunmadığından İYS'ye kayıt yükümlülüğü de olmamakla birlikte tacir veya esnaflar İYS'ye kayıt yükümlülüğün istisnasını oluşturur. Zira tacir veya esnafların elektronik iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletiler için önceden onay alınması gerekmese de bu kişilerin reddetme hakkını kullanabilmesi mümkündür. Alınan ret ve onayların İYS'ye kaydedilmesi gerektiğinden tacir veya esnaflara ileti gönderen hizmet sağlayıcılarının da İYS'ye kayıt yükümlülüğü bulunmaktadır.

Öyleyse aşağıdaki şekillerde ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıları İYS'ye kayıt olmalıdır:

• Yukarıda belirtilen onay alınmasını gerektirmeyen durumlar haricinde önceden onay alınmasını gerektiren ticari elektronik ileti gönderilmesi,

• Tacir veya esnafların elektronik iletişim adreslerine ticari elektronik ileti gönderilmesi.

Öte yandan Değişiklik Yönetmeliği'nin 10.maddesi ile değiştirilen Esas Yönetmelik'in 11. maddesi uyarınca aracı hizmet sağlayıcılarının da sistemlerinin İYS ile uyumlulaştırma yükümlülüklerinin söz konusu olduğunu ve bu çerçevede başvuru yapmakla yükümlü olduklarını belirtmek gerekir. Aracı hizmet sağlayıcıları "Başkalarına ait iktisadî ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ve tüzel kişileri" ifade eder. Örneğin, çağrı merkezleri bu kapsamdadır.

2.     İYS'ye Ne Zamana Kadar Başvurmalıyım?

İYS başvuru süreleri son olarak 28.08.2020 tarihli ve 31227 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ile uzatılmıştır ve 28.08.2020 tarihli 2020/183 numaralı sirkülerimizde duyurulmuştur.

Bu uzatma neticesinde başvuru sürecine dair son tarihler aşağıdaki gibidir:

Buna göre hizmet sağlayıcılarının 01.12.2020 tarihine kadar İYS'ye başvurarak mevcut veri tabanlarını aktarmaları gerekmektedir.

3.     İYS'ye Nasıl Başvururum?

İYS'nin internet sitesinde yer alan başvuru formunun doldurulması ile başvuru işlemleri gerçekleştirilecektir.

Bu başvuru süreci kurumsal e-posta adresinin doğrulanması ile başlayarak sonrasında hizmet sağlayıcıya ait MERSİS numarası ile söz konusu hizmet sağlayıcının yetkili kişisine ait T.C. kimlik numarasının doğrulanmasıyla devam etmektedir. Bu doğrulama işlemlerinin ardından ön başvuru aşamasına geçilecektir.

Ön başvuru aşamasında MERSİS'ten çekilen bilgiler olduğu gibi manuel olarak doldurulması gereken alanlarda yer almaktadır. MERSİS numarası bulunmayanlar kimlik tespiti için gerekli olan belgeleri sunarak kayıt olmalıdırlar. Bu aşamada hizmet sağlayıcıya özel olarak oluşturulan "İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanımı Taahhütnamesi" elektronik olarak imzalanarak sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Böylece ön başvuru aşaması sona ererek bu başvurunun onaylanmasıyla ikinci aşamaya geçilecektir.

Başvurunun ikinci aşamasında hizmet sağlayıcıya ait markalar ile onaylı elektronik iletişim adres sayılarına ilişkin bilgiler girilecektir. Bundan sonra başvuru süreci sona ererek belirtilen başvuru numarası ile sistem üzerinden başvurunun durumu takip edilebilecektir.

4.     Onaylar İYS'ye Nasıl Yüklenir?

İYS'ye başvuru yapıldıktan sonra 01.12.2020 tarihinden önce alınmış tüm onayların sisteme aktarılması gerekmektedir. Bu aktarımın tek tek, toplu halde veya teknik entegrasyon yöntemleriyle yapılabilmesi mümkündür.

İYS süreleri açısından son yapılan uzatma uyarınca 01.12.2020 tarihine kadar İYS'ye aktarılmamış olan onaylar artık geçersiz olup; bu onaylar kapsamında ticari elektronik ileti gönderilmesi hukuka aykırı olacaktır.

Bu noktada 01.12.2020 tarihinden önce alınmış olan ret kayıtlarının İYS'ye aktarılmasına gerek olmadığının belirtilmesi gerekmektedir. Bununla birlikte ret kayıtlarının bildirilmesi yükümlülüğünün 01.12.2020 tarihinden sonra alınan kayıtlar için söz konusu olduğuna dikkat edilmesi gerekmektedir.

5.     01.12.2020 Tarihi İtibariyle Onaylar Ne Şekilde Alınacaktır?

Bu tarihten sonra, önceden onay alınmasını gerektiren ticari elektronik iletiler açısından fiziksel ortamda, elektronik ortamda veya İYS yoluyla onay alınacaktır.

Ancak İYS haricinde alınmış olan onay ve ret bildirimlerinin üç (3) iş günü içerisinde sisteme işlenmesi gerektiğine dikkat edilmelidir. Dolayısıyla doğrudan İYS üzerinden onay veya ret almak özellikle yoğun bir şekilde ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıları aşısından daha işlevsel olacaktır. Bunun için İYS'nin katma değerli hizmetler kapsamında sunacağı çağrı merkezi, kısa mesaj gibi hizmetlere danışılması gerekebilir.

Sonuç

Değişiklik Yönetmeliği ile hayata geçirilen İYS ile ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcılara ciddi bir yükümlülük getirilmiştir.

Hizmet sağlayıcıları, bu çerçevede yukarıda belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmeli ve ticari elektronik ileti gönderiminin söz konusu olduğu her sürecini yeni düzenlemelere göre baştan tasarlamalıdır.

Ancak başvuru tarihlerine çok kısa bir süre kalmışken ilk olarak İYS'ye başvuru aşamasının tamamlanmasını önermekteyiz.

Ardından mevcut onayların bir an önce İYS'ye yüklenmesi büyük önem arz etmektedir. Zira ticari elektronik ileti gönderilmesine ilişkin hukuka uygun bir onay alınmışsa da 01.12.2020 tarihine kadar İYS'ye yüklenmeyen bu onay geçersiz hale gelecek ve dolayısıyla bu çerçevede gönderilen her bir ticari elektronik ileti artık hukuka aykırı bir gönderim olacaktır.

Bilgi edinmenizi rica ederiz.